Deposito SIAE online: una breve panoramica sulle novità e sui benefici di una nuova procedura

Sulla scia di un vero e proprio ammodernamento digitale, da Dicembre 2016 Siae ha introdotto la nuova procedura di deposito online di opere musicali. Si tratta di un procedimento semplice che, oltre a velocizzare e facilitare l’attività di deposito, mira a limitare il rischio di errori nella compilazione della modulistica.

I vantaggi della nuova procedura sono senza dubbio innumerevoli sia per gli iscritti SIAE sia per la Società stessa, che è riuscita a semplificare l’attività di gestione e di archiviazione dei depositi di opere musicali. Vediamo insieme i principali benefici del deposito online:

  1. Celerità nelle procedure di compilazione e di invio della modulistica:

Le file in posta o agli sportelli Autori SIAE sono ormai un lontano ricordo. Col deposito online, infatti, la compilazione e l’invio possono essere effettuati comodamente da casa; unica condizione: avere a portata di mano un computer o un tablet per accedere al Portale Autori ed Editori SIAE dopo, essersi iscritti ai Servizi Online di SIAE.

  1. Risparmio di tempo e di denaro:

Oltre ad evitare di spendere denaro per l’invio di raccomandate alla sede centrale SIAE, ed evitare di recarsi in uno dei pochi sportelli autori presenti in alcune sedi regionali, gli associati possono risparmiare davvero molto tempo, evitando anche di incorrere in depositi tardivi e avendo certezza della data di deposito. Trattandosi di una procedura digitale, inoltre, non si rende più necessario raccogliere fisicamente le firme autografe di tutti gli aventi diritto, ma diviene finalmente possibile inviare il modulo direttamente tramite il Portale Autori ed Editori.

  1. Semplificazione della procedura:

Una delle principali novità del deposito online riguarda gli ALLEGATI.

Con la procedura tradizionale è sempre stato obbligatorio allegare al modulo 112 la partitura della linea melodica dell’opera musicale (ad eccezione delle opere non trascrivibili o delle opere sinfoniche, per le quali è accettata anche l’incisione fonografica su supporto). Questo per molti autori ha sempre rappresentato un ostacolo ai fini della procedura, sia per la mancata conoscenza della grammatica musicale, sia per il considerevole impiego di tempo. Per questa ragione, la nostra associazione ha creato oltre un decennio fa, il Servizio Trascrizioni Opere Musicali e Depositi SIAE.

Il deposito online, invece, offre finalmente la possibilità di inviare via web la registrazione audio (da caricare in formato MP3, WAV, AIFF, FLAC) in alternativa o in aggiunta alla partitura e al testo (da caricare in formato PDF, TIFF, PNG, JPG), indipendentemente dal genere musicale dell’opera (ad esclusione delle opere di genere SERIO e delle elaborazioni da pubblico dominio, per le quali è necessario l’invio della partitura trascritta e del testo in formato pdf).

  1. Limitazione dei rischi di errori nella compilazione:

La procedura digitale consente, tra le altre cose, di avere un controllo automatico della compilazione: basti pensare che in caso di errata o mancante indicazione dei dati il procedimento non giunge a buon fine, evitando così di incorrere in depositi errati. Si tratta di una vera e propria agevolazione da cui traggono vantaggio sia gli aventi diritto, sia SIAE. I primi infatti non possono più commettere alcun errore nella ripartizione degli schemi di riparto dell’opera tra gli aventi diritto, mentre la Collecting ha la possibilità di velocizzare e di snellisce la propria attività di gestione e di archiviazione dei depositi.

Come fare?

Per quanto riguarda la procedura per il deposito online: i passaggi sono pochi e semplici da seguire. Tuttavia, è bene sapere che per poter usufruire di tale procedimento occorre essere previamente iscritti ai Servizi Online della SIAE ed essere in possesso della propria firma elettronica. Questa infatti è assolutamente necessaria, perché consente a SIAE di identificare in maniera inequivocabile l’autore che sta effettuando il deposito.

Una volta ottenuta la firma, si deve accedere tramite iServizi Online della SIAE alla pagina riservata “Nuovo portale autori ed editori”, selezionando l’opzione “Deposito online Opere Musicali”. La pagina relativa al deposito online, oltre alla procedura, offre numerose opportunità agli iscritti SIAE. Un apposito menù infatti consente all’utente di visualizzare:

  • i depositi online salvati in bozza e non ancora inviati;
  • quelli ancora da firmare elettronicamente o in attesa di altre firme;
  • i depositi online completati, inviati e in attesa di validazione da parte della SIAE;
  • i depositi online rifiutati dagli altri aventi diritto o annullati e infine;
  • i depositi acquisiti, ossia quelli correttamente trasferiti nell’archivio SIAE.

Si tratta anche in questo caso di una grande novità apportata da SIAE, che permette a tutti gli iscritti un maggiore controllo sul proprio repertorio. Continuando con la procedura, si dovrà cliccare sul tasto “Nuovo deposito” per accedere al modulo da compilare diviso in quattro sezioni.

– Prima sezione, i dati dell’opera:

  • Titolo originale dell’opera (anche se si tratta di opera adattata, tradotta o elaborata)
  • Lingua: dal menù a tendina si può scegliere la lingua del brano che stiamo per depositare
  • Tipologia dell’opera: occorre indicare se il brano ha un editore o meno oppure se si tratta di una sub-edizione
  • Musica: occorre indicare se si sta depositando una nostra composizione originale oppure un’elaborazione di altra opera
  • Durata: (sempre in formato hh.mm.ss)
  • Testo: anche in questo caso occorre indicare se si sta depositando una nostra composizione originale oppure un’elaborazione di altra opera
  • Genere musicale
  • Titolo dell’opera adattata, tradotta o elaborata: questo campo è presente solo se si seleziona un’opzione diversa da ORIGINALE nei campi “Musica” e/o “Testo”.
  • Brano legato ad un’opera audiovisiva: è necessario spuntare questo campo in caso di musica espressamente composta per un film.
  • Sostituzione o Integrazione di opera originale: può capitare che si renda necessario sostituire o integrare il deposito di un’opera già depositata (solitamente nei casi in cui: vi sia il subentro di un editore o di nuovi autori oppure sia necessario modificare il titolo per evitare rischi di confusione con colleghi omonimi).
  • Validità territoriale: occorre scegliere tra: tutto il mondo, Italia e Mondo meno Italia (nel modello cartaceo non era obbligatorio precisarlo, mentre ora è necessario).

 – Seconda Sezione, lo schema di riparto delle quote spettanti agli aventi diritto:

Rispetto al modello cartaceo, i dati da inserire sono i medesimi: si deve indicare la qualifica del soggetto (ad es. AO per autore originale e CO per compositore originale) e le quote DEM e DRM dei diritti spettanti. Nel caso in cui il depositante rivesta più ruoli, si possono aggiungere le righe cliccando sul tasto “duplica”, mentre se vi sono altri aventi diritto basta cercarli nello schema presente in fondo alla pagina, selezionarli e verranno direttamente inseriti nello schema di riparto. Il depositante può controllare la correttezza delle quote grazie ai totalizzatori, che indicano in rosso le quote mancanti e in verde il totale delle quote.

– Terza Sezione, gli allegati del deposito:

Come abbiamo già accennato nella prima parte dell’articolo questa sezione presenta una grande novità, ossia la possibilità per tutti gli autori di allegare anche un semplice file MP3 con la registrazione del brano anziché la partitura dell’opera. Nel caso in cui si decida di caricare solo la registrazione, si dovrà spuntare il checkbox “Deposita la registrazione audio anche come conferimento”, così SIAE potrà utilizzare la traccia audio per riconoscere l’opera tramite finger printing nelle varie utilizzazioni del fonogramma. 

– Quarta Sezione, la pagina di riepilogo e invio dei dati:

Dopo aver controllato la correttezza dei dati inseriti, l’utente dovrà selezionare il checkbox di accettazione dei Termini e delle condizioni e dovrà cliccare sul tasto “Invia SMS” posto nella casella “Procedi con il deposito dell’opera”. La SIAE invierà il PIN temporaneo, c.d. OTP (One Time Password), che servirà solo per il deposito di questo brano. Se l’operazione sarà riuscita correttamente, l’utente visualizzerà un messaggio di buon esito. Se, invece, l’operazione non andrà a buon fine, perché alcuni aventi diritto non sono abilitati alla firma elettronica, quest’ultimi dovranno provvedere all’attivazione della firma, oppure il depositante sarà costretto a stampare il modulo 112 pre-compilato, farlo firmare da tutti gli aventi diritto e consegnarlo a mano presso gli sportelli autori o via posta alla sede centrale di Roma.

Come abbiamo potuto vedere da questa breve panoramica sulla procedura di deposito online, il processo di digitalizzazione SIAE sta apportando innumerevoli vantaggi ai propri iscritti, che possono godere di servizi più celeri e molto più semplici.

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